Cómo hacer presentaciones de forma remota

Todo lo que necesitas para hacer presentaciones excelentes de forma remota: equipo, software, configuración, animación. Hemos creado esta guía basándonos en diez años de experiencia preparando presentaciones profesionales remotas para nuestros clientes. (Nota: no obtenemos ningún beneficio económico o material con el software o hardware que recomendamos en este artículo. Los recomendamos según nuestra experiencia, y entendemos que hay muchas otras soluciones que podrían ser adecuadas.)

Tabla de contenidos

Una Buena Configuración Base para Hacer Presentaciones Remotas

Una buena configuración base hará que la experiencia de presentación remota sea mucho más agradable para la audiencia. Si bien obtener el mejor equipo posible cuesta miles de euros, creemos que en la mayoría de los casos es excesivo. Hay tres elementos clave a los que debes prestar atención: facilidad de acceso, fiabilidad de la conexión y claridad del audio. Además, contar con una buena calidad de video transmitirá una mayor profesionalidad, pero, en cualquier caso, no es imprescindible una cámara de gama alta para conseguir buenos resultados. Aquí tienes una configuración base válida tanto para Mac como Windows, para ofrecer una experiencia completamente satisfactoria a los espectadores:

  • Una conexión a Internet por cable o fibra (esto puede ser más o menos difícil de conseguir dependiendo de tu ubicación), con una velocidad de subida de al menos 5 Mbps.
  • Zoom como software de videoconferencia.
  • Unos buenos auriculares y micrófono. Los Airpods de Apple funcionan bien y sin complicaciones, y tienen buenos micrófonos, uno de los puntos débiles de los auriculares Bluetooth baratos. También puedes optar por un micrófono cableado, pero en cualquier caso, prioriza que la calidad sea buena.
  • Una cámara web Logitech c920s.

El siguiente nivel: crea un entorno semi-profesional para presentaciones remotas

¿Quieres destacar y dar la mejor impresión durante tu videoconferencia? ¡Entonces es hora de dar un paso más allá! Cada elemento de la siguiente lista mejorará considerablemente la calidad general de tu presentación remota:

  • Una conexión de fibra es la opción más fiable para transmitir video de alta calidad a través de Internet. Esto se debe a que cuando hablamos de video en tiempo real, la velocidad de la línea es sólo uno de los factores relevantes. Los otros son la latencia y el jitter (las fluctuaciones en la recepción del video). En ese sentido, las conexiones de fibra óptica proporcionan una latencia más baja (cuanto más baja, mejor) y un jitter muy estable.
  • Zoom sigue siendo nuestro software preferido.
  • Auriculares de estudio. Los auriculares Sony MDR-7506 son robustos y fiables, y se utilizan en muchos estudios profesionales. Si prefieres algo más discreto, puede que te gusten los IEM Shure SE215.
  • Un micrófono de condensador de diafragma. El USB Blue Yeti es una buena opción y no es demasiado caro. Sin embargo, ten en cuenta que estos micrófonos captarán cualquier sonido y requerirán una habitación silenciosa.
  • Una cámara web Logitech Brio. Aunque los colores predeterminados no son mejores que los del modelo c920s, con una calibración adecuada puede ofrecer una mejor imagen. También hemos elegido esa cámara web porque el campo de visión se puede reducir o ampliar, ofreciendo más opciones. El modelo c920s, mucho más barato, suele ser mejor opción porque ofrece una buena calidad en su configuración de fábrica y es más fácil de usar.
  • Iluminación adicional, como un anillo de luz LED. Esto mejorará la iluminación en tu video. Se pueden encontrar online por unos 20 euros.
  • Un fondo neutro para reducir las distracciones.

El siguiente paso es obtener una mesa de mezclas digital junto con el equipo adecuado para conectarla, insonorizar la habitación, agregar iluminación profesional y usar una DSLR para capturar video. Pero esto es realmente excesivo para el 99% de los casos de uso, y si no te sientes cómodo manejando dicho equipo durante una presentación en vivo, más que mejorar, lo que conseguirás es empeorar tu presentación.

Facilita el Acceso a Tu Videoconferencia

No poder acceder a la videoconferencia debido a problemas técnicos es la razón principal por la que a la gente no le gustan las videoconferencias. No hay nada más frustrante que quedarse bloqueado en el acceso debido a un problema técnico. Aunque no es infalible, Zoom es la solución con la que hemos tenido más éxito y, en nuestra experiencia, tiene una tasa de fallos de conexión más baja en comparación con Skype o Teams. ¿Por qué? Porque es fácil de usar y guía al usuario paso a paso. Simplemente haciendo clic en un enlace proporciona acceso directo a la sala de reuniones, y si el software no está instalado, te ofrece descargarlo e instalarlo (con tu consentimiento previo). En los últimos tiempos, debido a la crisis del covid-19, las soluciones de videoconferencia se han multiplicado, así como su facilidad de acceso y uso.

Pro tip: solicita a los participantes que prueben su audio y video antes de la reunión. La razón principal por la cual la mayoría de las videoconferencias no comienzan a tiempo es que el audio y el video no funcionan correctamente . Para hacerlo en Zoom, ve al ícono del micrófono en la parte inferior izquierda, haz clic en la flecha que está justo al lado y selecciona “Test Speaker & Microphone”.

Zoom Test Speakers and Microphone

Dar la Bienvenida a los Participantes

Si los participantes ya se conocen, podéis poneros manos a la obra rápidamente. De lo contrario, asegúrate de que las personas estén listas para comenzar y no interrumpan la sesión. No hay nada más molesto para los participantes que tener que escuchar la introducción varias veces a causa de participantes rezagados o de personas que interrumpen porque tienen un problema técnico.

Utilizar PowerPoint en Presentaciones Remotas

Puedes usar cualquier software de presentación que sea de tu agrado. En esta guía proponemos utilizar PowerPoint porque sigue siendo el estándar de la industria.

Comienza compartiendo tu pantalla en Zoom. La opción más sencilla es compartir toda la pantalla. Para hacerlo, haz clic en el botón “Compartir pantalla” en la parte inferior de la ventana de Zoom, luego seleccione “Desktop 1” o el nombre que sea para toda la pantalla.

Zoom Share Screen

Luego, inicia la Presentación de diapositivas en PowerPoint, para que los participantes puedan ver tus diapositivas a pantalla completa (es posible que tengas que hacer clic en la presentación nuevamente para enfocarte en PowerPoint). Si deseas utilizar la vista de presentador de PowerPoint y ver tus notas, necesitarás dos pantallas, por ejemplo, un ordenador portátil conectado a un monitor externo o televisor.

Con esto, ya puedes comenzar a hacer tus presentaciones en las mejores condiciones posibles. Utiliza las flechas de izquierda y derecha de tu teclado para avanzar o retroceder tus diapositivas.

Destacar un elemento en las diapositivas

Con Zoom y PowerPoint tienes dos opciones diferentes para hacer anotaciones en vivo en tus diapositivas.

En PowerPoint: mueve el ratón a la esquina inferior izquierda. Aparecerá una serie de iconos. Al hacer clic en el icono del lápiz, aparecerá un menú emergente con varias opciones para resaltar partes específicas de la diapositiva.

PowerPoint Slide Show Options

PowerPoint Annotation Menu

En Zoom: en la paleta de herramientas flotantes de Zoom, haz clic en el icono del lápiz “Anotar”. Aparecerá una segunda paleta flotante, la paleta de anotaciones, justo debajo de la principal, que te brinda opciones para hacer anotaciones en parte de la pantalla.

Zoom Palette

Zoom Annotation Palette

¿Cuál de las dos opciones es mejor? Estas son las principales diferencias entre ambas:

  • Las anotaciones de PowerPoint se borran automáticamente cuando pasas de una diapositiva a otra. Las anotaciones de Zoom permanecerán en la pantalla compartida hasta que decidas borrarlas haciendo clic en el icono de la papelera en la paleta de anotaciones.
  • Las anotaciones de PowerPoint son más fáciles de usar para el presentador, ya que no necesitas cambiar constantemente el enfoque entre Zoom y PowerPoint.
  • Todos los participantes pueden hacer anotaciones de Zoom (haz clic en el botón Más en la paleta flotante Zoom para obtener más opciones, como ocultar anotaciones de participantes o mostrar los nombres de los participantes junto a las anotaciones).

Cómo Ser un Presentador Remoto Atrayente

Si las presentaciones durante las reuniones cara a cara pueden ser aburridas, las malas presentaciones remotas pueden ser increíblemente aburridas. Ya sea por no tener comunicación directa con el público, o porque nos falta la presencia física, o porque nuestro cerebro tiene que hacer el esfuerzo añadido de usar el software de videoconferencia correctamente, es fácil sonar como un robot que está leyendo un montón de diapositivas. Este es nuestro consejo para que tu discurso sea atrayente en una presentación remota:

Lo más importante es mantener un tono de voz natural y energético. Mantener un tono conversacional, tu tono, es clave para hacer una presentación online agradable y atrayente.

Pro tip: mi configuración me permite escuchar mi propia voz cuando me presento. El sonido que capta mi micrófono se redirige a mis auriculares. Mucha gente odia escuchar su propia voz, pero escucharte a ti mismo es la única manera de estar seguro de cómo suenas para tu audiencia.

Es más difícil detectar las pistas no verbales en una conferencia virtual, si los participantes necesitan un descanso, o quieren que vayas más despacio. Para evitar perderlos, no hables demasiado tiempo sin interrupciones. Incluye interacciones frecuentes con ellos.

No olvides ponerte en el lugar de los participantes. Añade variedad para evitar la monotonía. Divide la presentación en secciones más pequeñas. Varía el ritmo y el estilo de cada sección. Lo que los asistentes verán es un video, similar a lo que verían en televisión o en YouTube. Nunca verás diapositivas llenas de viñetas en ninguno de estos medios por un buen motivo: es ineficaz y aburrido. Diseña tu presentación para que se parezca a un buen video con tu narración en la parte superior. La televisión evita los textos pequeños porque pueden ser difíciles de leer en pantallas pequeñas; no recomendamos participar en un seminario web desde un smartphone debido al pequeño tamaño de la pantalla, pero ten en cuenta que algunas tabletas pueden tener pantallas pequeñas de tan solo 7 pulgadas, por lo cual es mejor usar tamaños grandes para el texto.

Podemos formar a tus empleados para que realicen presentaciones excelentes de forma remota, y podemos hacerlo … de forma remota. También podemos ayudarte a organizar seminarios web para comunicar tu mensaje a todos tus empleados en diferentes países.

Revisionado de la Videoconferencia

Una de las ventajas de Zoom es que puedes grabar la sesión. Después de terminar la sesión, tan solo tienes que enviar un enlace a las personas que no asistieron para que puedan ver la presentación. Es una excelente manera de aumentar tu impacto en la organización sin tener que repetir la presentación varias veces.

Si quieres obtener una versión editada de tu presentación remota, con una intro y outro corporativa, eliminando las pausas innecesarias y las dudas, y destacando los mensajes clave, podemos hacerlo por ti.